Materiały eksploatacyjne i akcesoria Poznaj naszą ofertę tuszy, tonerów i papieru kompatybilnych z Twoim urządzeniem. Dowiedz się więcej
Usługa Zarządzania Drukiem (MPS) Zarządzaj swoimi drukarkami i optymalizuj ich działanie. Dowiedz się więcej
Usprawnienie zamówień IT w hybrydowym świecie pracy 08 lutego 2023 11 października 2023 Opublikowane przez Brother Polska 08 lutego 2023 11 października 2023 W ciągu ostatnich dwóch lat świat pracy diametralnie się zmienił. Wraz z przyspieszeniem transformacji cyfrowej i koniecznością dostosowania procesów współpracy, wszyscy poruszamy się po całkiem nowym krajobrazie biznesowym. W ramach zrozumienia zmian przeprowadziliśmy badanie wśród specjalistów z sektora MŚP w całej Europie na temat ich doświadczeń związanych z pracą zdalną przed pandemią i w jej trakcie. Z naszego badania wynika, że przed wdrożeniem obostrzeń sanitarnych w obliczu rozprzestrzeniania się koronawirusa SARS-CoV-2, aż 58% respondentów pracowało w biurze w pełnym wymiarze godzin, a 36,5% wykonywało służbowe obowiązki hybrydowo lub wyłącznie w domu. Pandemia znacząco zmieniła znany wcześniej model pracy. Po niej tylko 21% badanych wskazało, że wykonuje zawodowe zobowiązania w biurze. Warto również zauważyć, że liczba zatrudnionych pracujących w domu w pełnym wymiarze godzin lub w modelu hybrydowym wzrosła do 73%. Należy przyznać, że ten nowy świat, który łączy pracę biurową z home office, pozostawia menedżerów ds. zakupów rozwiązań IT z serią trudnych pytań: kto jest odpowiedzialny za pozyskiwanie, kupowanie, zarządzanie i konserwację sprzętu, którego pracownicy potrzebują, aby skutecznie i produktywnie wykonywać swoją pracę w różnych lokalizacjach? Kto odpowiada za zamówienia IT? Obostrzenia prawne obowiązujące w UE w sprawie pracy zdalnej nie są jasne. Można z nich wywnioskować, że pracodawcy są odpowiedzialni za dostarczenie, zainstalowanie i konserwację urządzeń – chyba że pracownicy używają własnego sprzętu. Ponad 80% pracowników z Europy uważa, że ich pracodawca powinien zapewnić drukarkę lub skaner do pracy w domu – jednak mniej niż 25% respondentów je otrzymało. Rzeczywiście, trzy czwarte ankietowanych pracujących w domu przyznało, że korzysta z drukarki, którą kupili samodzielnie przed lub w trakcie pandemii, a prawie 60% używa własnego skanera. To sprawia, że firmy polegają na losowym doborze sprzętu pozyskiwanego przez pracowników – często w pośpiechu, w celu zapewnienia ciągłości działania – poza wytycznymi polityki zamówień organizacji. Zarządzanie zakupami urządzeń biurowych Przy zgłaszaniu zakupów sprzętu jako wydatków na pracę w domu i wydaniu członkom zespołów budżetu do indywidualnego rozdysponowania, zawsze istnieje ryzyko. Niektórzy zaopatrzą się w optymalne kosztowo rozwiązania wymagane do wykonania pracy. Jednak z pewnością będzie też wielu pracowników korzystających ze sprzętu zakupionego za pośrednictwem zwykłych kanałów zamówień IT, które z reguły dedykowane są konsumentom, a nie biznesowi. W tym scenariuszu fakt, że niektóre urządzenia będą lepiej pasować do prowadzonych zadań niż inne, może prowadzić do rozbieżności w wydajności zarówno sprzętu, jak i samych zatrudnionych. Przy pracownikach domowych, którzy kompletują wyposażenie biurowe poza firmową polityką zamówień, również pojawia się pytanie – kto ponosi koszty druku, śledzi ilości wydruków i odpowiada za zamówienie papieru oraz tuszu lub tonera? Zdecentralizowany zakup urządzeń i materiałów eksploatacyjnych jako wydatków na pracę w domu zwiększa obciążenie administracyjne firmy, podobnie jak wszelkie koszty oraz ryzyko wynikające z nieprawidłowego działania lub konserwacji sprzętu. Jak więc firmy mogą usprawnić ten proces zakupowy? Przejęcie kontroli nad zamówieniami IT Bardziej niż kiedykolwiek wcześniej firmy muszą precyzyjnie określić, jakiego sprzętu używa ich zespół i zastanowić się, w jaki sposób podejmują decyzje dotyczące polityki zamówień na sprzęt dla wszystkich pracowników, niezależnie od ich lokalizacji. Staje się to szczególnie trudne do zarządzania, gdy członkowie zespołów korzystają z różnorodnej gamy urządzeń osobistych. Aby uniknąć wyzwań związanych z wykorzystaniem przez zatrudnionych własnego sprzętu, opowiadamy się za strategiczną polityką zamówień, która umożliwia zdalną instalację, aktualizacje, monitorowanie i zarządzanie wszystkimi urządzeniami. Jeśli jednak myśl o decentralizacji procesów zarządzania dokumentami brzmi skomplikowanie i przerażająco, nie martw się – istnieje rozwiązanie. Usługi Zarządzania Drukiem (MPS) ułatwiają zaopatrzenie IT Usprawnienie zakupów sprzętu w wielu lokalizacjach jest łatwiejsze i bardziej opłacalne dzięki korzyściom płynącym z Usługi Zarządzania Drukiem (ang. Managed Print Services). Zamiast próbować zarządzać budżetami i zróżnicowanymi zasobami w wielu lokalizacjach, skorzystaj z usługi MPS, która zapewnia spójność oraz przejrzystość, monitorując każdą drukarkę w Twojej flocie – niezależnie od tego gdzie się znajduje. Ponadto MPS zmniejsza wydatki związane z pracą w domu – reagując na automatyczne alerty o materiałach eksploatacyjnych, wysyłając pojemniki z tuszem lub tonerem w razie potrzeby, czy to do biura, czy bezpośrednio do osób w domu. Usługi Zarządzania Drukiem z firmy Brother mogą pomóc Ci lepiej zarządzać zaopatrzeniem, dostawą, konserwacją i kosztami sprzętu i pomóc Twojej firmie szybko się rozwijać w hybrydowym świecie pracy – poznaj nasze rozwiązanie MPS. Więcej w Biznes
